Reed policy in English

PERSONDATAPOLITIK HOS C & H SYSTEM A/S

Persondata er alle slags informationer, der i et eller andet omfang kan henføres til dig. Vi indhenter kun persondata i de tilfælde, hvor dette skulle være relevant for os, og vi vil kun indhente persondata, hvis det er relevant for din aktivitet hos C & H System A/S.

Ved indsamling, behandling og anvendelse af dine persondata overholder vi altid alle relevante og gældende lovbestemmelser.

Vi vil kun opbevare dine persondata, så længe vi enten er pålagt en juridisk forpligtelse hertil, eller så længe det er relevant for den hensigt, hvormed de blev indsamlet.

Har du spørgsmål til hvordan vi behandler dine personlige oplysninger, så er du velkommen til at kontakte os på ch@chsystem.dk.

 

Vi behandler dine persondata i overensstemmelse med GDPR og ud fra følgende principper

  1. Lovlig og fair, og i overensstemmelse principperne for ansvarlighed vi som dataansvarlig er pålagt.
  2. Vi indsamler kun persondata til specifikke og lovlige formål, og persondata bliver kun brugt til de formål de er indsamlet til.
  3. Når vi indsamler persondata fra dig eller fra andre kilder, så sikre vi at du får den nødvendige information i overensstemmelse med gældende lovgivning, og du har altid ret til at få oplyst hvilken information vi har om dig.
  4. Alle persondata skal være relevante og begrænset til, hvad der er nødvendig i forhold til de formål de er indsamlet til.
  5. De persondata vi behandler skal være korrekte og opdaterede.
  6. Persondata vil kun blive behandlet, så længe de er nødvendige i forhold til det formål de er indsamlet til, og herefter vil personoplysninger bliver slettet eller anonymiserede i overensstemmelse med lovgivningen.
  7. Alle behandlinger af personoplysninger betragter vi som fortrolig, og alle vores medarbejdere der behandler persondata er informeret og undervist i korrekt behandling af persondata.
  8. Vi er fuldt opmærksom på og overholder de rettigheder du har ifølge reglerne i GDPR.

 

Den dataansvarlige

Den dataansvarlige for indsamling, behandling og anvendelse af dine personoplysninger på www.chsystem.dk er

C & H SYSTEM A/S

Fiskerhusvej 20

4700 Næstved

Cvr nr. 13879206

Ch@chsystem.dk

 

Oplysninger vi indsamler når du besøger vores hjemmeside eller når du på anden vis kontakter os.

C & H System A/S indsamler og behandler dine persondata, når du foretager dig følgende:

  • Besøger vores hjemmeside

Via cookies, som er en tekstfil, som vi gemmer på din computer, mobil el. tilsvarende med det formål at genkende den, huske indstillinger, udføre statistik og målrette annoncer. Se længere nede for separat cookiepolitik. Vi benytter os af Cookiebot for at gøre din brug af sitet mere overskueligt og at du til enhver tid kan trække dit samtykke tilbage.

Ønsker du at læse hvilke cookies der lagres, se under cookiepolitik på denne side.

  • Tilmelder dig vores nyhedsbrev

Når du aktivt vælger at modtage vores nyhedsbrev, indsamler vi oplysninger om dit navn, arbejdssted, e-mailadresse og telefonnummer som lagres i vores CRM-system. Formålet er at varetage vores interesse i at kunne levere nyhedsbreve til dig, samt sende/kontakte dig med relevante opfordringer samt fremvise nyheder. Har du som registrerede ikke længere et ønske om at modtage nyhedsmail, kan dette afmeldes ved at skrive til ch@chsystem.dk eller ved at anvende linket i nyhedsmailen med teksten ”Afmeld nyhedsbrev”

  • Tilmelder dig til at modtage vores varer

(downloads). Giver du samtidigt aktivt samtykke til at modtage vores nyhedsbrev og blive registreret i vores CRM-system. Hvis en downloadformular samtidig benyttes til tilmelding til nyhedsbrev, er det tydeligt angivet i forbindelse med downloadformularen. Vi indsamler oplysninger om dit navn, e-mailadresse, arbejdssted og telefonnummer. Formålet er at varetage vores interesse i at kunne levere nyhedsbreve til dig, samt sende/kontakte dig med relevante opfordringer samt fremvise nyheder. Har du som registrerede ikke længere et ønske om at modtage nyhedsmail eller være oprettet i vores kundedatabase, kan dette afmeldes ved at skrive til ch@chsystem.dk eller ved at anvende linket i nyhedsmailen med teksten ”Afmeld nyhedsbrev”.

  • Kontakter os via hjemmeside eller ved registrering på messer eller lignende

Vi vil indsamle oplysninger om dit navn, virksomhed, e-mailadresse og telefonnummer. Formålet er at varetage vores interesse i at kunne kontakte dig i forbindelse med din forespørgsel samt at kunne levere de services du har efterspurgt, herunder videreformidle nyheder og anden ønsket information.   Kontaktformularen benyttes ikke til markedsføring eller tilmelding til nyhedsbrev, uden du selv efterspørger dette.

 

Behandlingsgrundlag og formål

Oplysningerne bruges til at identificere dig som bruger og vise dig de annoncer, som vil have størst sandsynlighed for at være relevante for dig, samt at kunne levere de services, du har efterspurgt, som f.eks. at fremsende et White Paper eller nyhedsbrev. Herudover anvender vi oplysningerne til at optimere vores services og indhold.

Vi anvender ligeledes oplysninger indsamlet via korrespondance, telefon og sociale medier til at opfylde kontraktlige forpligtelser og følge op på indkommende anmodninger. (kundesupport, e-mails, chat eller telefonopkald) samt at registrere dig i vores CRM-system så vi kan kontakte dig enten med oplysninger om tilbud på vores produkter eller kontakte dig vedr. vores løbende kundeforhold.

Hvis du under registreringsprocessen, eller på vores hjemmeside, har givet os dit samtykke hertil, bruger vi din e-mailadresse til udsendelse af et nyhedsbrev. Du kan til enhver tid til- og afmelde dig nyhedsbrevet. Alle nyhedsbreve indeholder også et link til afmelding. Hvis behandling af persondata er baseret på dit samtykke, har du til enhver tid ret til at tilbagekalde samtykket.

 

Periode for opbevaring

Oplysningerne opbevares i det tidsrum, der er tilladt i henhold til lovgivningen, og vi sletter dem, når de ikke længere er nødvendige. Perioden afhænger af karakteren af oplysningen og baggrunden for opbevaring. Det er derfor ikke muligt at angive en generel tidsramme for, hvornår informationer slettes.

Vi lagrer personoplysninger så længe, som det er nødvendigt til opfyldelse af formålet, hvortil personoplysningerne blev indsamlet. Vi tager også hensyn til vores behov for at kunne besvare dine spørgsmål og anmodninger eller løse eventuelle problemer, overholde juridiske krav i henhold til gældende lov, varetage eventuelle juridiske krav eller klager samt som sikkerhedsforanstaltninger.

Det betyder, at vi kan beholde de personoplysninger i en rimelig periode efter din sidste interaktion med os. Når personoplysninger, vi har indsamlet, ikke længere er nødvendige, slettes de.

Vi kan behandle data til statistiske formål, men i disse tilfælde vil dataene blive anonymiseret.

 

Andre modtagere af personoplysninger

Vi sælger ikke dine persondata til tredjemand, og vi overfører ikke dine persondata til tredjelande.

Vi har vores hjemmeside hos Siteground, som fungerer som vores databehandler. Alle persondata som du oplyser på vores hjemmeside, vil blive opbevaret i Sitegrounds datacentre.

Vi bruger eksterne virksomheder som leverandører for at levere vores ydelser bedst muligt. Disse eksterne leverandører er databehandlere og behandler i visse tilfælde personoplysninger i forbindelse med deres levering af ydelser til os. Vores databehandlere behandler kun personoplysninger i overensstemmelse med lovgivningens krav til databehandlere.

 

Databeskyttelsesloven

Vores hjemmel til at behandle oplysninger som beskrevet ovenfor er forfølgelsen af vores legitime interesser. Fra 25. maj 2018 er vores hjemmel persondataforordningens artikel 6 stk. 1, litra f. Det er en legitim interesse at kunne overholde vores kontraktlige forpligtelser og udøve god kundeservice, samt forfølge potentielle salgsleads.

 

Dine rettigheder

Som den registrerede har du en række rettigheder, som vi til enhver tid skal sikre opfyldelse af. Du har ret til at anmode os om følgende:

  • At få adgang til og få ændret dine persondata
  • At få slettet persondata

Du har derudover ret til at protestere over behandlingen af dine personlige data, og du har ret til at indgive klage til en databeskyttelsesmyndighed.

Ønsker du ikke længere, at vi skal behandle dine personoplysninger, eller at vi skal begrænse behandlingen af dine personoplysninger, kan du også sende os en anmodning herom til ch@chsystem.dk.

 

Behandling af personoplysninger i vores rekrutteringsproces

Formålet

Når du søger en ledig stilling eller søger uopfordret hos C & H System A/S, skal du være opmærksom på, at vi som dataansvarlig registrerer og indsamler oplysninger om dig. Formålet med at indsamle personoplysninger om dig i rekrutteringsprocessen er at vurdere, om du er en kvalificeret kandidat til en ledig stilling hos C & H System A/S.

Fordi vi registrerer dine oplysninger elektronisk, har du nogle rettigheder som nu vil blive beskrevet nærmere.

 

Den personlige data som du giver i forbindelse med din jobansøgning og videre forløb, bliver kun opbevaret og brugt i rekrutteringsøjemed og eventuel ansættelse.

Personligt data er indsamlet og opbevaret af:

C & H System A/S

Fiskerhusvej 20

4700 Næstved

CVR 13879206

Hvis du har nogen spørgsmål omkring håndteringen af dine personlige data i forbindelse med rekruttering, så skriv til os på job@chsystem.dk

 

Modtagelse af ansøgninger

Af hensyn til en sikker behandling af persondata, foretrækker vi at alle ansøgninger enten bliver sendt pr. mail til job@chsystem.dk eller til det rekrutterings bureau der er valgt til den specifikke stilling. Er ansøgningen sendt til rekrutterings bureau, vil dine data ligeledes blive behandlet i overensstemmelse med GDPR-reglerne.

I rekrutteringsprocessen er det først og fremmest de personoplysninger, som der fremgår af din ansøgning, dit CV og andre medsendte dokumenter, der bliver registreret. De oplysninger vi får, bruges ikke til andet formål end rekruttering. Det betyder, at dine persondata ikke går videre til en tredje part, men cirkuleres internt i virksomheden mellem relevante medarbejdere.

Ved uopfordrede ansøgninger, gennemgås de med henblik på at sikre at du besidder de rigtige kvalifikationer i forhold til den stilling, du søger på. Vi gemmer dine informationer, indtil vi har evalueret din ansøgning. Hvis du har givet os samtykke, vil vi gemme dem i vores system i 6 måneder, før alt registreret omkring dig slettes. Hvis du inden de 6 måneder får afslag på din uopfordrede ansøgning, vil de gemte data omkring dig blive slettet hurtigst muligt.

Ved modtagelse af ansøgninger der ikke er digitale, vil vi scanne din ansøgning og lægge den ind i vores system, hvorefter den fysiske ansøgning bliver makuleret. Den scannede ansøgning gemmes og behandles derefter på lige fod med de digitale ansøgninger.

 

Type af personoplysninger

Det vil typisk være følgende oplysninger vi opbevarer: Navn, adresse, fødselsdato, telefonnummer, e-mailadresse, uddannelse(r), karrierehistorik, anbefalinger/referencer mv. Dette er typisk de personoplysninger, som du selv har fremsendt til os med henblik på at blive ansat.

 

Ved ansættelsessamtalen

I forbindelse med ansættelsessamtalen kan vi notere yderligere oplysninger om dig. Disse oplysninger bruges kun i forbindelse med det videre rekrutteringsforløb og det er kun de oplysninger, der er relevante for rekrutteringsforløbet, vi benytter ved vurderingen af, om du skal tilbydes en stilling.

 

Personlighedstest

Vi kan I forbindelse med rekrutteringsprocessen til enkelte stillinger benytte personlighedstest. Disse test kræver dog, at du giver samtykke til det. Samtykket giver du i forbindelse med, at du gennemfører testen.

Testen gennemføres typisk mellem første og anden samtale. Formålet med testen er at belyse dine personlige kompetencer, så vi har et udgangspunkt for en dialog om dine personlige ressourcer, styrker og udviklingsområder. Testen leveres af ekstern testleverandør, som behandler oplysninger om dig på vores vegne, jf. en databehandleraftale. Testen vil aldrig stå alene, men indgår i det samlede grundlag for udvælgelsen af den rette kandidat.

 

Yderligere oplysninger

Hvis dine kompetencer matcher en mulig stilling hos os, kan vi i enkelte situationer, kontakte dig for at bede om samtykke til indhentning af kontakt oplysninger på en eller flere af dine tidligere arbejdsgivere. Hvis vi får dit samtykke, retter vi henvendelse til dine tidligere arbejdsgivere og vi vil herefter vurdere, om du skal til ansættelsessamtale hos os. De informationer vi får fra din(e) tidligere arbejdsgivere, noterer vi og bruger fremadrettet i rekrutteringsprocessen. Du kan blive informeret om referencens indhold, hvis du ønsker det.

Dit samtykke til at indhente referencer kan til enhver tid trækkes tilbage. Dette gøres ved at kontakte os på job@chsystem.dk eller ringe på  +45 55 74 00 00. Hvis du trækker dit samtykke tilbage, har det først virkning fra dette tidspunkt. Det påvirker derfor ikke lovligheden af vores behandling af oplysningerne frem til tidspunktet, hvor du trækker dit samtykke tilbage.

Vi kan ligeledes søge yderligere oplysninger om ansøger eller de ansøgere, som vi skønner, er bedst kvalificeret via de sociale medier som fx LinkedIn, Facebook mv. men kun i relevant omfang. Det kan også være, at vi beder dig om selv at sende os nogle flere oplysninger.

 

Det videre forløb

De ansøgere, der har været til samtale, får svar enten pr. e-mail eller telefonisk.

Hvis du bliver ansat hos os, vil de oplysninger, som vi har modtaget og behandlet i forbindelse med rekrutteringsprocessen, blive opbevaret i vores systemer i henhold til vores retningslinjer. Du orienteres i så fald om vores ”behandling af medarbejdernes personoplysninger” i vores kvalitetsledelsesprogram.

Hvis du får afslag på din ansøgning, vil vi hurtigst muligt – og som udgangspunkt senest 6 måneder efter, at du har modtaget afslaget – slette de oplysninger, som vi har modtaget og behandlet i forbindelse med rekrutteringsprocessen, medmindre der er særlige forhold, der gør, at vi kunne have en fælles interesse i at gemme din ansøgning i længere tid, dette kræver dog dit samtykke.

I nogle tilfælde vil vi gerne gemme sin ansøgning, selvom du har fået afslag med henblik på senere rekruttering. I dette tilfælde vil vi bede om skriftligt samtykke til dette og gemmer som udgangspunkt dine oplysninger i 6 måneder efter dit samtykke.

 

Rettigheder

Ifølge databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven har du nogle rettigheder i forbindelse med vores behandling af din ansøgning og dine personoplysninger.

 

Dine rettigheder i databeskyttelsesforordningen er:

  • Oplysningspligt (artikel 13 og 14)
  • Indsigtsret (artikel 15)
  • Ret til berigtigelse (artikel 16)
  • Ret til sletning (artikel 17)
  • Ret til begrænsning af behandling (artikel 18)
  • Underretningspligt i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling (artikel 19)
  • Ret til dataportabilitet (artikel 20)
  • Ret til indsigelse (artikel 21)
  • Ret til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering (artikel 22)
  • Ret til at blive informeret i tilfælde af databrud (artikel 34)

Personoplysninger, der indsamles som led i rekrutteringsprocessen, vil blive behandlet med den fornødne sikkerhed og fortrolighed, og oplysningerne vil alene være tilgængelige for et begrænset antal medarbejdere, for hvem adgangen til personoplysningerne er nødvendig og relevante, herunder eventuelle kommende ledere

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

 

Klager

Du har mulighed for at klage over vores behandling af dine personoplysninger til

Datatilsynet

Carl Jacobsens Vej 35

2500 Valby

Tlf. 33 19 32 00

dt@datatilsynet.dk

www.datatilsynet.dk

 

Ændringer

Denne persondatapolitik er senest opdateret d. 07.07.2022 og vil løbende blive gennemgået og opdateret.

 

Cookie Politik